Într-o lume în care automatizarea preia treptat atât de multe procese din cadrul unei afaceri, captarea manuală a datelor este încă prezentă. Companiile din diverse industrii – de la școli la bănci și spitale – se bazează pe procesul obositor al angajaților care introduc informații din formulare în sistemele informatice. Trecerea la captarea automată a datelor poate pune aceste firme și industrii pe o bază mult mai sigură, care le va permite să se dezvolte și să prospere în viitor.
În ciuda faptului că automatizarea se mișcă incredibil de rapid și avantajează diverse aspecte ale afacerii, inclusiv gestionarea și captarea datelor, captarea manuală a datelor este încă vie și este în continuare utilizată pe scară largă.
Chiar și în sectoarele extrem de automatizate, procesele manuale s-au dovedit extrem de persistente, mai ales când vine vorba de sarcini precum gestionarea conturilor de plată și a costurilor operaționale. Un raport din 2019 privind starea automatizării în industria de producție, de exemplu, a constatat că 48% dintre companii se bazează în continuare pe introducerea manuală a datelor pentru procesele industriale. Mai îngrijorător, a dezvăluit, de asemenea, că 37% dintre profesioniștii din producție nu au încredere în fiabilitatea acestor date atunci când vine momentul să ia decizii strategice.
Aceste descoperiri demonstrează problema principală captarea automată a datelor într-un peisaj din ce în ce mai bogat în date. Organizațiile depind foarte mult de date pentru a informa luarea deciziilor, pentru a răspunde la schimbări și pentru a stabili obiective strategice. Pe măsură ce firmele iau măsuri pentru a colecta mai multe date la viteze mai mari și cantități mai mari, captura manuală a datelor pur și simplu nu poate ține pasul cu cerințele de procesare și devine rapid un „punct de sufocare” a informațiilor. Această pierdere a eficienței poate să nu fie observată imediat, dar refuzul la captarea automată a datelor va face procesul mult mai dificil pentru o organizație să se extindă și să răspundă la aceste blocaje.
Dacă vrei să afli mai multe despre automatizare, în special despre automatizarea proceselor de afaceri, avem un articol dedicat acestui subiect pe blog.
4 beneficii pentru captarea automata a datelor
Datorită dezvoltării tehnologiei de captarea automată a datelor și recunoaștere optică a caracterelor (OCR), există foarte puține justificări pentru a prefera captarea manuală a datelor în locul automatizării. Dezvoltatorii ar trebui să țină cont de unele dintre cele mai importante beneficii, deoarece construiesc soluții software pentru a se asigura că furnizează instrumente de captarea automată a datelor care le vor permite clienților lor să elimine captarea manuală a datelor consumatoare de timp, costisitoare și predispusă la erori.
Procesarea este mai rapid ca niciodată
Dacă afacerea dvs. nu ia în considerare orice oportunitate de a accelera procesele, atunci puteți pierde multe șanse de a reduce costurile și de a genera profituri mai mari.
Timpul îndelungat pierdut manual cu colectarea datelor epuizează angajații pentru care plătiți. În timp ce captarea manuală a datelor va face datele mai puțin exacte, sistemul dvs. va fi mai ușor de manipulat și experiența clienților dvs. va fi neplăcută. Captarea automată a datelor ajută la eficientizarea fluxurilor de lucru.
Productivitatea sporită a angajaților
Angajații care petrec ore îndelungate adunând și introducând date pot suferi riscuri fizice și psihologice. Inclusiv oboseala ochilor și stresul emoțional, care toate se reflectă asupra productivității lor.
La un moment dat, acest angajat devine mai puțin productiv și calitatea muncii lor este afectată. Pe de altă parte, software-ul de captarea automată datelor îi înlocuiește pe acești angajați. Sau le reduce numărul pentru ca restul să fie mai productivi și creativi cu sarcini mai semnificative.
Mai puține erori și introduceri inexacte
Erorile și introducerile inexacte sunt inevitabile cu captarea și introducerea manuală. Chiar și cei mai pricepuți angajați pot face greșeli în introducerea datelor. Puteți îmbunătăți productivitatea, dar nu puteți garanta niciodată aceeași acuratețe precum captarea automată a datelor.
Erorile vă pot face procesele mai lente, astfel încât veți pierde bani și vă veți ajuta clienții într-un ritm mai lent, înrăutățindu-le experiența. Erorile pot duce, de asemenea, la alte provocări, inclusiv probleme cu clienții sau cumpărătorii. În care ambele situații îi frustrează și îți afectează negativ reputația companiei.
Scăderea drastică a costurilor
Captarea automată a datelor vă poate ajuta la costurile de energie în câteva săptămâni. Asta din toate motivele menționate anterior. De la procese rapide la mai puțini angajați, iar cei existenți mai productivi, costurile dvs. de captare și introducere sunt reduse drastic. Investiția inițială în soluția software de captare a datelor se amortizează mai repede decât ați crede, apoi începeți să creșteți profiturile.
Procesul de captarea automată a datelor elimină o mare parte din potențialul de eroare umană, economisește bani și face ca procesarea formularelor să fie scalabilă, deoarece este mult mai rapidă decât lucrul manual. O soluție de captare a datelor, totuși, este la fel de bună ca acuratețea sa. Acest lucru se datorează faptului că un sistem tipic de procesare a formularelor va semnala date neclare sau ilizibile pentru examinare de către un om.
Dacă compania dvs. are nevoie și de un software personalizat, vă invităm la o scurtă lectură despre beneficiile unui software personalizat din care puteți afla mai multe avantaje ale acestei soluții.
