Managementul proceselor de afaceri (BPM) este o abordare structurată pentru îmbunătățirea proceselor pe care organizațiile le folosesc pentru a-și îndeplini munca, a-și servi clienții și a genera un plus de valoare afacerii. Un proces de afaceri este o activitate sau un set de activități care ajută la îndeplinirea obiectivelor unei organizații, cum ar fi creșterea profiturilor sau promovarea diversității forței de muncă. BPM folosește diverse metode pentru a îmbunătăți un proces de afaceri analizându-l, modelând modul în care funcționează în diferite scenarii, implementând schimbări, monitorizează noul proces și îmbunătățește continuu capacitatea acestuia de a genera rezultatele dorite de companii.
Managementul proceselor de afaceri este o disciplină largă și, prin definiție, una dinamică, având în vedere modul în care rolurile organizaționale, regulile, tacticile, obiectivele de afaceri și alte elemente pe care le cuprinde sunt într-o continuă schimbare. De-a lungul anilor, BPM a găzduit o varietate de metodologii de optimizare, de la Six Sigma și Lean Management.
Pe măsură ce procesele de afaceri ale unor companii au devenit prea mari și complexe pentru a fi gestionate fără ajutorul instrumentelor automate, produsele software BPM au fost dezvoltate pentru a sprijini schimbarea afacerilor la scară largă. Aceste tehnologii BPM au evoluat, la rândul lor, conduse de progresele în AI, învățarea automată și alte așa-numite tehnologii inteligente care oferă noi modalități de a descoperi, proiecta, măsura, îmbunătăți și automatiza fluxurile de lucru. Odată cu creșterea afacerilor digitale, concentrarea tradițională pentru managementul proceselor de afaceri asupra proceselor back-end s-a mutat pentru a include acum optimizarea sistemelor de implicare a clienților și angajaților.
Dacă acest subiect ți-a stârnit interesul, atunci poate vrei să afli mai multe și despre ce este automatizarea proceselor de afaceri.
Care sunt diferitele tipuri de managementul proceselor de afaceri?
BPM centrat pe integrare
Acest tip de sistem de managementul proceselor de afaceri gestionează procesele care trec în primul rând între sistemele dvs. existente (de exemplu, HRMS, CRM, ERP) fără prea multă implicare umană. Sistemele de management al proceselor de afaceri centrate pe integrare au conectori extinși și acces API pentru a putea crea procese care se mișcă rapid.
Bonus: Află ce este un ERP și de ce este util pentru o afacere.
BPM centrat pe om
Managementul proceselor de afaceri centrat pe om este pentru acele procese care sunt executate în principal de oameni. Acestea au adesea o mulțime de aprobări și sarcini îndeplinite de persoane. Aceste platforme excelează la o interfață de utilizator prietenoasă, notificări ușoare și urmărire rapidă.
BPM centrat pe document
Aceste soluții de managementul proceselor de afaceri sunt necesare atunci când un document (de exemplu, un contract sau un acord) se află în centrul procesului. Acestea permit rutarea, formatarea, verificarea și semnarea documentului pe măsură ce sarcinile trec de-a lungul fluxului de lucru.
Majoritatea sistemelor de managementul proceselor de afaceri vor putea să încorporeze elemente ale fiecăruia dintre acestea, dar fiecare va avea de obicei o specialitate.
Exemple de managementul proceselor de afaceri
HR (Resurse Umane)
Ați simțit vreodată că procesul de integrare al organizației dvs. este prea complex și haotic? Departamentul dumneavoastră de resurse umane cere candidaților să completeze formulare pe hârtie care îi incomodează? Acest lucru se datorează faptului că departamentului dumneavoastră de HR îi lipsește managementul proceselor de afaceri (BPM). Aplicarea BPM vă ajută să vă automatizați procesele de resurse umane de la un capăt la altul, reducând astfel costurile, timpul și formularele pe hârtie. Iată câteva exemple despre modul în care managementul proceselor de afaceri vă ajută departamentul de resurse umane să-și îmbunătățească procesele: aprobați mai rapid foile de pontaj ale angajaților, iar noii angajați vor semna mult mai ușor actele fără bătăi de cap.
Vânzări
În majoritatea organizațiilor, echipa de vânzări petrece o cantitate semnificativă de timp în coordonarea cu echipa Accounts Receivable (AR), pentru a obține aprobarea facturilor de vânzări. Chiar și o mică greșeală de tipar în facturi poate fi extrem de importantă. Aici intervine managementul proceselor de afaceri, deoarece automatizează procesul de aprobare a facturilor, eliminând astfel șansele de erori manuale și clarificări dus-întors între agenții de vânzări și echipa AR. Iată câteva scenarii în departamentul de vânzări, în care managementul proceselor de afaceri îi poate ajuta să-și eficientizeze procesele: scurtează fluxurile de lucru ale ciclului de vânzări și te pune la curent cu ofertele și facturile.
Finanţe
O echipă financiară este bombardată cu formulare și e-mailuri pe hârtie în fiecare zi, deoarece orice lucru care implică bani trebuie să treacă prin acest departament. De exemplu, dacă echipa de gestionare a activelor dorește să achiziționeze 50 de laptopuri, ei trimit cotația pe care a primit-o de la vânzător către echipa financiară pentru aprobare. Acesta este doar un caz. Imaginează-ți câte e-mailuri și formulare pe hârtie primesc zilnic de la diverse echipe. Fără un sistem în vigoare, este greoi pentru ei să gestioneze toate acestea. Software-ul de managementul proceselor de afaceri (BPM) îi ajută să gestioneze toate acestea. Iată câteva scenarii în departamentul financiar, în care managementul proceselor de afaceri este un salvator: aprobări cu un singur click pentru cererile de concediu, personalizarea fluxurilor de lucru pentru scenarii unice.
Caracteristici pe care ar trebui să le aibă managementul proceselor de afaceri
• Instrument de diagramă vizuală a procesului
• Designer de formulare prin glisare și plasare
• Controlul accesului bazat pe roluri
• Suport mobil
• Caracteristici puternice de administrator
• Conectare unică (SSO)
• Integrare cu sisteme software existente
• Rapoarte și analize
• Performanță pentru baze mari de utilizatori
• Măsurarea de performanță a procesului
Acum că știți de ce este necesar un sistem BPM, iată o listă a caracteristicilor pe care ar trebui să le aibă un bun sistem de managementul proceselor de afaceri.
Care sunt beneficiile încorporării managementului proceselor de afaceri?
Iată câteva dintre beneficiile principale ale utilizării BPM în afacerea dvs.:
• Obțineți controlul asupra proceselor haotice și greoaie
• Creați, analizați și îmbunătățiți procesele de afaceri
• Rulați operațiunile de zi cu zi mai eficient
• Realizați obiective organizaționale mai mari
• Treceți către transformarea digitală
• Îmbunătățiți și optimizați operațiunile mai dificile
Bonus: Află și care sunt beneficiile unui software personalizat și cum te poate ajută în dezvoltarea companiei tale.
