Automatizarea nu înseamnă doar procesul de înlocuire a hârtiei cu PDF-uri – automatizarea proceselor de afaceri are ca scop să facă procesele mai eficiente din punct de vedere al costurilor, mai raționalizate, mai rezistente la erori și mai transparente.
Cu procesele automatizate implementate, organizațiile economisesc timp și se asigură că cele mai bune practici sunt implementate pentru a îmbunătăți eficiența operațională generală. Aproape orice proces de afacere la care vă puteți gândi poate fi îmbunătățit într-un fel prin automatizare!
Ce este automatizarea proceselor de afaceri?
Automatizarea proceselor de afaceri (BPA – Business process automation) reprezintă utilizarea tehnologiei avansate pentru a finaliza procesele de afaceri cu intervenție umană minimă. Un proces de afaceri este o activitate sau un set de activități utilizate cu scopul de a îndeplini un obiectiv organizațional specific, precum realizarea unui produs, găsirea de noi angajați potriviți companiei sau atragerea unor noi clienți.
Un proces de afaceri care de obicei se întinde pe mai multe departamente începe adesea cu o acțiune. La integrarea angajaților noi, de exemplu, sistemul de resurse umane ar putea transmite un e-mail de bun venit, un set de pași pentru clarificarea fluxul de lucru din cadrul companiei, configurările datelor de securitate și detaliilor financiare.
BPA oferă de o varietate de tehnologii avansate, inclusiv instrumente de automatizare, capabilități de inteligență a proceselor și platforme cloud. În plus, capabilitățile BPA sunt adesea folosite sub acoperirea unor aplicații populare de întreprindere, cum ar fi software-ul ERP – Enterprise resource planning(vezi ERP centrale termice și instalații de gaz), sistemele de management al capitalului uman și alte instrumente care impun cele mai bune practici din industrie.
Beneficiile automatizării proceselor de afaceri
Odată ce ați automatizat procesele de afaceri, vă puteți aștepta să vedeți mai multe beneficii.
- Veți vedea o creștere a productivității datorată accesului îmbunătățit. Instrumentele de automatizare a proceselor de afaceri bazate pe cloud stochează datele dumneavoastră într-o bază de date centrală. Acest lucru vă ajută să accesați datele din orice locație sau dispozitiv oricând aveți nevoie.
- Procesele de afaceri vor deveni mult mai transparente. Puteți urmări și monitoriza procesele în timp ce rulează, ceea ce poate îmbunătăți responsabilitatea și vizibilitatea asupra companiei.
- Abilitatea de a monitoriza procesele din mers vă va ajuta, de asemenea, să urmăriți erorile, remediindu-le pe măsură ce apar. Rapoartele de performanță vă vor oferi toate informațiile de care aveți nevoie, astfel încât să puteți lua măsuri preventive împotriva erorilor recurente.
- Dintr-o perspectivă pe termen lung, veți începe să observați timpi mai rapizi și o reducere a costurilor datorită eliminării acțiunilor manuale.
- De asemenea, veți îmbunătăți și situația forței de muncă, deoarece toate sarcinile banale recurente se vor efectua automat. În acest fel, vă puteți redirecționa angajații către sarcini care necesită efort uman.
Un sistem automatizat a proceselor de afaceri va crește eficiența afacerii.
De ce să vă automatizați afacerea?
Afacerile trebuie să economisească bani și să eficientizeze operațiunile. Acesta poate fi motivul pentru care apelează la software-ul de automatizare a proceselor de afaceri, pentru a ajuta la îmbunătățirea anumitor domenii ale afacerii. Aceste cazuri de utilizare pot include detectarea de intrare, automatizarea și creșterea deciziilor și răspunsul automat.
Transformarea digitală poate părea un obiectiv copleșitor pentru companiile care nu cunosc această soluție de automatizarea proceselor de afaceri. Automatizarea proceselor de afaceri poate fi o schimbare extrem de importantă ce duce la rezultate pozitive și la creșterea companiei dumneavoastră. Puteți începe cu câteva procese care au nevoie în mod clar de corectare și, treptat, vă puteți dezvolta spre această direcție de automatizare.
Obțineți mai multă claritate
Automatizarea proceselor de afaceri necesită o anumită claritate cu privire la procesul în sine chiar în faza de proiectare. Dacă nu cunoașteți sarcinile și persoanele responsabile pentru rularea procesului, nu puteți proiecta și automatiza fluxul de lucru în mod eficient. În plus, procesele automatizate pot oferi mai multă claritate tuturor angajaților și poate reprezenta și o resursă de instruire pentru angajații noi.
Eficientizarea proceselor
Unul dintre marile rezultate ale unui sistem de automatizare a proceselor este raționalizarea proceselor. Răspunderea clară, notificările personalizabile, informațiile valoroase și timpii mai rapizi de realizare facilitează eliminarea activităților care durează și se concentrează pe îmbunătățirea sarcinilor care adaugă valoare.
Obțineți înregistrări de conformitate
Cu automatizarea proceselor de afaceri fiecare detaliu al unui anumit proces este înregistrat. Aceste informații pot fi prezentate pentru a demonstra conformitatea în timpul auditurilor.
Standardizați operațiunile
Când automatizați un proces de afaceri, vă puteți aștepta la un standard consistent de rezultate de fiecare dată. Standardizarea vă ajută să vă poziționați organizația ca fiind de încredere, ceea ce, la rândul său, vă poate ajuta să vă creșteți baza de clienți.
Creșteți satisfacția clienților
Satisfacția clienților este un factor cheie de diferențiere în orice industrie. Concentrarea asupra procesului și a excelenței operaționale vă ajută să depășiți cu ușurință așteptările clienților. Atunci când îndepliniți în mod constant standardele promise, clienții vor rămâne fideli serviciilor dumneavoastră.
Dacă sunteți interesat să aflați mai multe despre soluțiile software personalizate, avem un articol pe blog dedicat pentru acest subiect unde puteți afla care sunt avantajele și dezavantajele astfel de soluții.
