Ca afacere mică există o listă nesfârșită de cerințe de îndeplinit într-un timp limitat, iar automatizarea sarcinilor poate fi soluția de care aveți nevoie. Este importantă prioritizarea sarcinilor complexe față de cele ușoare, repetitive. Din fericire, multe dintre sarcinile tale zilnice pot fi automatizate. Automatizarea sarcinilor pentru afaceri mici vă poate economisi timp și vă poate asigura că vă concentrați pe dezvoltarea afacerii dvs.
Automatizarea sarcinilor simplifică toate domeniile unei afaceri prin îndeplinirea automată a cerințelor pe care dumneavoastră sau un angajat ar trebui să le facă manual. În toate industriile, automatizarea a devenit cheia succesului: aproape 80% dintre companiile cu cele mai bune performanțe au folosit automatizarea sarcinilor de mai bine de 2 ani, potrivit firmei de cercetare Gleanster.
Companiile mici pot și ar trebui să încorporeze automatizarea în fiecare aspect al afacerii: de la captarea de clienți potențiali la închiderea vânzărilor, deservirea clienților până la verificarea sarcinilor de rutină. Când procesele repetitive sunt automatizate, proprietarii de afaceri mici își pot dedica timpul obiectivelor care contează cu adevărat, cum ar fi creșterea afacerii.
Identificarea sarcinilor care necesită automatizare
Identificarea unei sarcini care necesită automatizare este primul lucru de făcut și nu este o cerință grea. O modalitate simplă de a determina ce sarcini specifice necesită automatizare este de a le căuta pe cele care cauzează probleme.
Există sarcini care cauzează probleme sau neplăceri clienților sau angajaților? Acestea ar putea fi printre sarcinile care au nevoie de automatizare.
O altă modalitate de a determina sarcinile care necesită automatizare este căutarea fluxurilor de lucru care sunt în mare parte repetitive. Repetarea unei acțiuni zilnice poate fi dăunătoare pentru productivitatea și satisfacția angajaților tăi.
Cum automatizați aceste sarcini
După ce ați determinat problemele mai importante, trebuie să determinați cum vă puteți ocupa de automatizarea sarcinilor. Ascultarea angajaților vă poate ajuta, de asemenea, să determinați blocajele acestor sarcini și să aflați care sunt problemele pe care automatizarea trebuie să le rezolve.
Alegeți un instrument care să vă ajute
Dacă alegeți un instrument de automatizare pentru o anumită sarcină, trebuie să fiți înțelept. În multe cazuri, automatizarea sarcinilor va necesita digitalizarea altor sarcini. Majoritatea instrumentelor de automatizare vor avea capacitatea de a automatiza mai mult de o sarcină. Trebuie să alegeți exact ce aveți nevoie și ceea ce vă aduce mai multe beneficii pentru dezvoltarea companiei.
Implicați alți factori interesați de automatizarea sarcinilor
Implicarea altor factori de decizie în procesul de implementare a automatizării poate fi utilă. Astfel încât să aveți mai mult feedback care vă sprijină diferitele decizii, inclusiv cele legate de alegerea unui instrument specific. După ce ați implicat părțile interesate, trebuie să testați instrumentul de automatizare la o scară mai mică. După ce testul a reușit, puteți începe să profitați de numeroasele beneficii ale automatizării.
Iată 6 moduri simple de a începe automatizarea sarcinilor:
Software CRM
Managementul relațiilor cu clienții vă permite să monitorizați interacțiunile cu potențialii clienți pentru a vă îmbunătăți serviciul cu aceștia. Datele clienților sunt esențiale pentru întreprinderile mici. Acestea pot necesita analize obositoare care consumă timp și metode de urmărire învechite. Utilizarea software-ului CRM poate automatiza o parte din acestea, reducând timpul petrecut urmărind interacțiunile cu clienții și asigurând colectarea exactă a datelor. Vezi articolul nostru dedicat despre colectarea automată a datelor pentru a afla mai multe. Software-ul CRM poate, de asemenea, să urmărească și să analizeze clienții potențiali, economisindu-vă timp pentru a vă concentra pe dezvoltarea afacerii.
Salarizarea
Dacă echipa dvs. de resurse umane se simte extenuată cu statul de plată, poate fi timpul să automatizați. Un astfel de serviciu de automatizare va simplifică salarizarea prin digitalizarea orelor de lucru și transferarea automată a acestora către angajații dvs. la sfârșitul programului de lucru. Având integrat un astfel de serviciu de înregistrare digitală va scădea riscul de eroare umană atunci când vă gestionați finanțele. Statul de plată digital va permite angajaților să adauge sau să corecteze orele pe care le-au uitat anterior.
Facturi și încasări
Dacă lucrați pe cont propriu sau doar începeți o afacere, este esențial ca facturile să fie plătite la timp. Taxele de facturare, întârzierea facturilor și metodele de colectare fără instrumentele potrivite pot fi îngrozitoare.
Software-ul de contabilitate vă poate ajuta să trimiteți facturi, dar nu vă va ajuta neapărat să le colectați. Automatizarea serviciilor este esențială într-un astfel de caz. Când automatizați părți ale procesului de colectare puteți clasifica în funcție de datele de trimitere și de colectare și puteți semnala când ar trebui adăugată o penalizare de întârziere. De asemenea, puteți trimite mementouri de plată pentru clienți. Acest lucru vă va economisi timp atunci când găsiți facturile lipsă.
Calendare
Când aveți o afacere mică, se poate să simțiți că lucrați fără oprire și că nu aveți timp pentru alte sarcini. Fie că este vorba în viața personală sau profesională, digitizarea calendarului poate aduce mari beneficii: a avea un calendar online a devenit standardul industriei, deoarece simplifică accesul la programul dvs. și vă permite să vă împărtășiți disponibilitatea cu colegii. În această situație automatizarea sarcinilor poate fi extrem de folositoare.
Poate că nu sună prea mult, dar această formă simplă de automatizare te va salva de acele discuții dus-întors al programării e-mailurilor. De asemenea, poate trimite notificări de memento, astfel încât să nu uitați întâlnirile programate.
Colaborare
Automatizarea nu trebuie să înlocuiască modul în care echipa dvs. funcționează în prezent, dar cu siguranță vă poate ajuta să vă organizați volumul de lucru. Când vine vorba de gestionarea eficientă a timpului, luați în considerare automatizarea sarcinilor pentru a îmbunătăți colaborarea și pentru a vă menține echipa să se îndrepte spre obiectivele cele mai importante.
Utilizarea unui serviciu digital în stil Kanban, cum ar fi Trello, vă poate asigura că toate sarcinile sunt vizibile printr-o singură platformă și accesibile echipei dvs. Cu automatizarea sarcinilor puteți adăuga cu ușurință cerințe la volumul de lucru, le puteți partaja cu echipa și puteți urmări progresul în timp real.
Social Media
Postarea regulată pe rețelele sociale este una dintre cele mai simple modalități de a crește gradul de cunoașterea companiei tale. Dacă afacerea dvs. mică și-a stabilit deja prezența în rețelele sociale, felicitări! Acordați-vă puțin timp pentru a vă programa conținutul rețelelor sociale pe parcursul săptămânii. Și dacă îl folosiți pentru a face publicitate, nu uitați, nu aveți nevoie de un buget mare pentru a vă face remarcat pe rețelele sociale.
Crearea de conturi Meta gratuite vă oferă acces la Meta Business Suite, un instrument gratuit pentru Facebook și Instagram. Vă permite să urmăriți analizele, să creați campanii publicitare și să invitați alții din echipa dvs. să aibă rolul de administratori. Twitter oferă platforma sa integrată TweetDeck, un instrument eficient de programare care vă permite să urmăriți mai multe conturi simultan.
Automatizarea sarcinilor ușoare ale întreprinderii tale mici te va economisi în cele din urmă mult timp important, astfel încât să te poți concentra pe ceea ce contează cel mai mult pentru afacerea ta. Utilizând aceste instrumente automate ieftine și ușoare, veți putea obține mari beneficii.
Dacă acest subiect v-a stârnit interesul, atunci puteți arunca o privire pe articolul nostru dedicat pentru automatizarea proceselor de afaceri.
