Afacerea modernă se caracterizează printr-o dezvoltare rapidă în toate departamentele și aproape fiecare companie care dorește să reușească se va confrunta cu necesitatea de a integra soluții software pentru a-și îmbunătăți operațiunile. Menținerea unui avantaj competitiv și reducerea numărului de resurse necesare producției este vitală pentru succesul afacerii. Acesta este motivul pentru care, atunci când vine vorba de automatizarea proceselor de afaceri, sistemul ERP poate oferi avantaje substanțiale.
Sistemul ERP înseamnă Enterprise Resource Planning și este un sistem de management al resurselor care ajută companiile să-și eficientizeze operațiunile. Datorită capacităților sale, puteți reduce impactul negativ al erorii umane și puteți îmbunătăți eficiența unei firme care funcționează cu numeroase departamente. Un astfel de sistem, în principiu, devine un plan de afaceri care ia în considerare aspecte precum: management financiar – evidenta bugetara, fiscala si contabila; resurse umane; active; interacțiuni cu partenerii și clienții.
Când vine vorba de aspectul practic al utilizării unui ERP, acesta este un sistem care asigură că software-ul necesar este în vigoare pentru a satisface nevoile companiei dvs., în parte prin automatizarea uneia sau mai multor operațiuni esențiale. Optimizează nu doar aspectele menționate mai sus, ci și o varietate de alte procese. De exemplu, toate datele sunt stocate într-o singură bază de date, care poate fi accesată de toți angajații dvs. care au acces corespunzător prin Cloud.
Iată cinci tipuri de automatizare care pot economisi timp și multă muncă după implementare. Gândiți-vă la toate aceste beneficii ale automatizării și funcționalităților ERP atunci când vă gândiți la beneficiile automatizării.
1 – Sistemul ERP: sarcini de lucru
Multe tipuri de sarcini de lucru pot fi automatizate folosind sistemul ERP. Unul dintre cele mai bune moduri de a începe este prin vizualizarea fluxului de lucru și a proceselor de aprobare. Acestea pot implica utilizarea unei organigrame sau a altor instrumente. Auditorii pot analiza modul în care procesele de afaceri se deplasează prin diferiți pași și proceduri care se combină eficient. Apoi, acordând atenție rezultatelor obișnuite și situațiilor neprevăzute ale volumului de muncă, afacerea poate pune în aplicare automatizarea cu sistemul ERP și se poate bucura de beneficiile automatizării.
De asemenea, este important să rețineți că în majoritatea proceselor de afaceri și soluțiilor de automatizare, toate sarcinile de lucru nu sunt create egal. O parte din munca de evaluare este de a determina care sarcini de lucru sunt cele mai sensibile și care sunt cele mai susceptibile de automatizare.
Ca și în cazul disciplinei securității datelor, sarcinile de lucru pot fi evaluate individual pentru automatizarea prin sistemul ERP în funcție de variabile precum poziția lor în arhitectură sau modul în care funcționează cu sistemele cloud pentru soluții de automatizare. Concluzia este că sistemul ERP poate fi legat de instrumente care ajută la automatizarea mai precisă a sarcinilor individuale.
2 – Funcționalități ERP: Prognoza financiară și planificare
Un alt loc în care sistemul ERP poate ajuta foarte mult este cu bugetarea și prognoza financiară. Capacitatea de a prezice costurile nu este ceva ușor pentru majoritatea companiilor și există incertitudine în dezvoltarea planurilor bugetare predictive. Având în vedere acest lucru, stocarea aprobărilor în software-ul de planificare bugetară poate ajuta foarte mult. Automatizarea prin sistemul ERP poate include introducerea automată a estimărilor în registrele de lucru bugetare. Planificatorii pot utiliza următoarele tipuri de estimare: estimări procentuale, medii statistice, sume fixe.
A avea o sarcină de aprobare legată de o anumită sumă de bani ajută la estimarea predictivă. Multe companii cu aceste funcționalități ERP includ, de asemenea, o componentă de gestionare a identității și a accesului – ele personalizează permisiunile contului oamenilor în funcție de ceea ce trebuie să facă în sistem. Acest lucru asigură că părțile interesate au acces la datele financiare de care au nevoie pentru a ajuta la prognozarea și bugetarea în avans.
3 – Urmărirea cheltuielilor
Iată un alt proces care necesită forță de muncă pentru multe întreprinderi. Cineva trebuie să fie responsabil să urmărească toate cheltuielile angajaților și ale personalului și să aprobe sau să respingă rapoartele de cheltuieli cu articole precum mese, călătorie și alte tipuri de cheltuieli.
Acest proces este adesea satirizat la televizor, parțial pentru că are de-a face cu natura umană – oameni care încearcă să cheltuiască diverse lucruri unui angajator, iar departamentul de HR care analizează încercând să limiteze aprobarea cheltuielilor. Un exemplu este negarea achiziției de pălării scumpe sau de mașini antice ca cheltuieli de afaceri legitime. Dar iată un alt loc în care automatizarea ERP poate străluci. Unul dintre avantajele automatizării este că, în loc să aibă o revizuire manuală a cheltuielilor, stabilirea regulilor de guvernare a datelor reduce o anumită presiune asupra personalului de revizuire umană. Soluțiile de automatizare pot ajuta.
Instrumentele pentru funcționalitățile ERP pot refuza automat orice peste un anumit prag și pot porta datele despre cheltuieli într-un modul de contabilitate vizuală. În acest fel, evaluatorii umani îl pot vedea și înțelege mai ușor. Acest principiu al „digestibilității” este o parte cheie a opțiunilor moderne ale sistemului ERP care adaugă transparență afacerii. Când poți vedea lucrurile mai bine, le poți folosi mai bine. Designerii de software se gândesc la asta în timp ce dezvoltă produse.
Datele despre cheltuieli în timp real asigură o rezoluție ușoară și eficientă pentru procesele de urmărire a cheltuielilor.
4 – Automatizarea plăților
Apoi, există o altă modalitate prin care automatizarea ERP și funcționalitățile ERP ajută companiile: în departamentele lor de plăți. În afară de cheltuielile angajaților, există toate celelalte plăți, cum ar fi plățile vânzătorilor și furnizorilor, care trebuie să fie efectuate eficient și prompt.
Unul dintre principalele aspecte ale acestui tip de soluție de automatizare este procesarea contractorilor. Întreprinderile care distribuie documente fiscale pot avea de-a face cu un spectru larg de vânzători, antreprenori, furnizori și alte părți externe, inclusiv consultanți. Oricine vinde bunuri sau servicii într-un context non-angajat poate avea nevoie de documente generate. Majoritatea directorilor nu sunt necunoscuți cu procesul minuțios de a încerca să finalizeze totul până la momentul taxelor. Acesta poate fi un blocaj semnificativ și se aplică adesea unele provocări logistice complexe. Din nou, vizualizarea și imaginea plăților le face ușor de rezolvat.
Mai mult decât atât, sistemul ERP implică adesea schimbarea delimitării datelor – mutarea datelor financiare ale afacerii acolo unde pot fi utilizate cel mai mult în cel mai eficient rol în automatizare.
5 – Vizualizarea și raportarea datelor
De la salarizare la dezvoltarea de produse la conturi de plătit și facturare, sistemul ERP de automatizare face o mare parte din sarcinile grele care ajută companiile să eficientizeze procesele și să devină mai agile. Experții vorbesc adesea despre date ca despre inteligența de afaceri, iar acea inteligență de afaceri sub formă vizuală face multe lucruri pozitive pentru o companie sau un departament.
De exemplu, a avea o viziune de nivel superior asupra datelor financiare ale afacerii îi ajută pe lideri să facă alegeri mai bune pentru afacere.
